六大时间管理策略：让你摆脱“工作总也做不完”的困境

接下来我们将提到的六个策略将向您展示如何来管理自己的时间和精力，收回那些原本被无谓浪费的、或多或少的时间和精力。首先，我们会从小处开始，论述如何识别可能导致分心的触发元素，以及如何驯服你的收件箱。然后，我们会分享更多的工具，用于帮助你应对更大的挑战、分配任务以及保持动力。

最后需要特别说明的一点是，时间管理不只是为了让你获得最多的时间，我们更希望通过这些提示和建议来帮助你让每一分钟都过得更有意义。

1、通过识别触发器和制定契约来对抗分心

容易分心是人类的天性。现在，由于触手可及的各种现代电子设备的存在，注意力容易被分散这一特质被进一步放大。这正是身兼创始人、投资者和行为科学家多重身份的 Nir Eyal 在探究如何打造让用户上瘾的产品时所切入的那个点。作为《上瘾：让用户养成使用习惯的产品逻辑》（Hooked: How to Build Habit-Forming Products）这一畅销书的作者，Eyal 现在的关注点已经转向帮助专业人员在工作时做到全心全意工作，同时在除却工作之外的时间做到与工作抽离。

在他看来，要想做到优先考虑重要的工作，最佳策略之一就是投入更多的精力和注意力，来把握那些正在削弱我们注意力的内部触发因素。换句话说，你要想战胜注意力分散这一问题，你必须要首先了解那些分散你注意力的因素来自于哪里。

Eyal 说道：“所有的人类行为，包括分心这一行为，都是始于内部触发因素。我们的身体具有调节作用，人体的各个器官和系统会协调活动，共同维持内环境的相对稳定，这种状态被称为稳态。如果你感觉到冷，那你会穿上外套。如果你觉得热，那你会把外套脱下来。”对于我们使用的产品，也是这样，并没有什么不同。你可能会出于无聊不停地查看消息，会出于孤独感而使用 Facebook，出于不确定性使用 Google。Eyal 继续说道：“这种即时反应正是这些产品能够让你形成使用习惯的原因所在。即便你消除了所有的这些干扰因素，如果你不在内部触发因素上下功夫，那你还是会被一些东西分散注意力。”

以下是 Eyal 给出的一些简单的方法和建议，可以帮助我们正面处理内部触发因素，对抗分心问题：

当你密切关注你的内部触发诱因时，记得要对自己充满同理心，接受这些情绪的存在，每个人都会有想要逃避一些工作和任务的时刻存在。但是当你确定了模式之后，比如可能是你永远都不想着手去做的任务，那你要进一步考虑背后是否有更深层次的原因。Eyal 进一步解释道：“你可以暂时使用这些不同的技巧，但是随着时间的推移，如果你还是不想去完成任务，那可能就需要你去探究背后更深层次的原因，搞清楚为什么这对你来说不是合适的任务。”

在您注意到了这些内部触发因素之后，可能还需要其他的支持措施来让自己对抗分心。Eyal 具体阐述了如何通过制定契约的方式来让自己做到专注：

2、“沙子”类事项可以妥协，“石头”类事项绝不妥协

时间管理通常用于在细微之处调整关注度，确保每一项任务都能落实到位，同时也可以防止因为忽略时间问题而导致一些负面影响。Roli Saxena 在加入 Clever 公司负责客户管理工作之后，很快就发现自己的职责范围在不断扩大，这在成长型的初创企业中似乎是司空见惯的现象。她承担的责任和工作越来越多，为了防止产生职业倦怠，她开始寻求应对策略，并最终开发出了一套关键的框架体系，帮助自己在职业生涯最艰难的时刻来分清主次并且实现高度专注的状态。

她说道：“无论你有多优秀，无论你多么的有经验，职业倦怠都是不可避免的现象。你所能做的就是让自己尽力避免这一问题的出现，创建一个合适的环境，可以让自己在更多的时候避免倦怠情绪的出现。”当大大小小的各项工作任务摆在你的面前，当你深陷繁复琐碎的混乱工作状态，你又该如何自处？Saxena 应对这种状态有一个小小的策略，就是将你的工作任务分类，看它们究竟是“石头”还是“沙子”。

你需要做的所有拥有相对重要影响力的事情都是石头，与之相对需要你不断重复去做的琐碎事项就属于沙子，例如处理电子邮件、不太重要的例会以及查看 slack 消息等。Saxena 说道，接下来，将你一天的时间想象成是一个罐装容器。如果你全天不断地去做那些并不怎么重要的琐碎事情，那这个容器很快就会被沙子填满，并且没有任何剩余空间可以再用来容纳石头。在这种情况下，你不会拥有满足感，因为你做所的事情拥有的影响力是有限的。

但是，如果您能够专注于一件或两件重要的事务，并且留出相对封闭的时间去做，那就相当于将石头放入容器之中，与此同时，你还可以再倒入许多的沙子来填满石头之外的缝隙。对于电子邮件的查看和回复来说也是这样，保证最重要的消息得到处理，就可以完成最重要的工作。

Saxena 指出：“这样一来，你会更加严格地界定不同电子邮件的优先次序，并且更高效的进行回复，这样你就不会深陷电子邮件的泥潭之中。对于沙子类事务可以有所妥协，但对于石头类事项绝不能妥协。”

Saxena 建议在处理电子邮件方面我们可以接受自己内心的懒惰情绪，允许其存在，这也是管理沙子类事项的最佳策略之一。她说道：“扫一眼电子邮件，看看哪些是重要的待办内容，确保处理好这些邮件，可能会有其它没有处理到的电子邮件，这没有关系。我们不能总是保证电子邮件处于零提醒状态，对于所有的邮件都能立即做出回应本身就是一种不现实的期望。坦白说，这也根本就不是其他人对你的期望，只是你自己强加到自己身上试图让自己去满足的期望。”

Saxena 表示，为了确保自己不会遗漏重要的东西，她会在每周周五最后留出两个小时的时间来检查并回复剩余未处理的非紧急性质电子邮件，这样下周一开始她所看到的就又是一个干净清爽的电子邮件界面。她说道：“比尔·盖茨曾经说过他喜欢雇用聪明但是懒惰的人，因为这样的人知道该如何以最快的方式去解决问题，你也可以将这种想法应用到自己身上。如果你能让自己变得适度‘懒惰’，只优先关注重要的待办事项，那在工作日剩下的时间里你也能做到更高效地处理剩下的琐碎事项。”

3、根据自己的精力情况设计日程安排

职业教练 Katia Verresen 的客户向她请教的往往都是同一个问题，那就是怎样才能让自己在排的满满当当的日程表中挖掘出更多的时间。为了引导这些客户养成高效工作的习惯，Verresen 这位广受欢迎的教练鼓励他们先进行自我内部反思，然后再来对症采取措施，努力应对外部变化。她指出，成功的执行力通常需要身体、情感和精力状态都达到最好的水平。

绝大多数人都知道人体精力的核心组成部分包括足够的睡眠、合理的饮食和适度的运动。虽然知道这一点的人很多，真正这样去做的人却很少。能做到在高压力环境中仍然保持充沛的精力这一点尤为重要，因为众多的压力可能不知不觉得就会损耗掉你的精力和能量。

Verresen 建议我们在尝试了解自己的身体能量储备状态时可以提出几个基本的问题：你通常都感觉很清醒吗？你的睡眠模式怎样？你有时间运动吗？在不同的会议之间你往往会找时间休息一下吗？抑或这些会议都是无缝衔接状态？你在这些会议上的参与、互动程度如何？

然后进一步细化，使用电子图表形式以每小时为单位来绘制自己清醒与疲惫的时间比例。Verresen 建议我们可以连续三天或者是一周的时间去记录这些信息、绘制这一图表，因为这样的时间长度足够让你找到自己的清醒与疲惫时间段模式。她说道：“如果你仔细追踪这些信息，它们就变成了一部你可以随时重播的电影。然后在你看电影的时候，你可以直观看到自己在哪些时间段属于更为清醒的状态，哪些时间段又达不到这种状态。”

Verresen 说道，这样做不仅仅是为了了解自己是否属于“早晨精力充沛型”人群，而是要进一步掌握自己在一天当中的哪个时间段拥有足够的精力、达到足够的清醒状态去胜任高强度脑力类型的工作。什么时候能够解决最棘手的问题？什么时候精力足够解决那些不是很容易或者还没有已知解决方案的任务？

在掌握了自己每天精力、能量的峰值和低谷这一信息之后，你就可以相应地调整自己的日程安排。在自己精力、能量最充沛的时间段可以安排复杂或者是高强度的工作任务，在精力及能量低谷时间段安排简单或者是低强度的工作任务。

需要提醒的一点是，不要忘了上一步，一定要先确保自己在日程表中安排的是正确、合适的任务。对此，Verresen 表示：“许多领导层都认为只要他们能够回应数量可观的下属及其他人的需求或者对他们有所帮助，那就算是做好了自己的工作。但事实却是，如果这些领导层将自己的大部分时间都用在这上面，那通常意味着他们忽略了原本更大、更重要的优先事项。”

为了保留这些优先事项容身的时间和空间，Verresen 还建议每周留出两个时长为一个半小时至两个小时的时间段作为智能空白时间段。她说道：“将这两个空白事项的时间段直接插入到日程表中，确保在这段时间内自己不会有工作上的安排，不会被其他人或事情打扰到。理想情况下，这两段时间最好不要安排在会议之前。这段时间应该是在你最清醒同时也是最清静的时候，目标就是聚焦、思考目前正在发生的事情，以及未来想要做什么。一些创意性解决方案和好的主意和点子也往往都是产生于这样的时刻。”

除此之外，Verresen 还建议如果可能的话，在日程表中也要预留出供别人打扰及与他人互动的时间。一个萝卜一个坑式的日程安排需求显而易见，但办公时间总会有计划之外的“打扰”，会有别的人或事来分散你的注意力，尤其是公司进入高速成长阶段，不断有新人加入公司时更是如此。在这种情况下，预留出机动、灵活的时间会成为你的救命稻草。

4、以自律、谨慎的态度审核你的日程安排

Front 联合创始人兼 CEO Mathilde Collin 以其专注和对效率的追求而为人所称道，这也是成就 Front 增长与发展的重要元素之一。无论是她所带头的快速融资活动，还是令人叹服的精准、及时的沟通，可以说 Collin 作为 Front 的联合创始人兼 CEO 所做的一切都严格坚持克制与谨慎的原则态度。在她看来，在所有的自律要素之中，时间管理是最重要，但是也最容易被忽视的要素之一。

Collin 解释道：“高层次的自制其实就是只专注少数几件事情，这非常具有挑战性，因为现实情况往往是有很多的工作需要你去做，它们从各个方向拉扯着你的精力，每一件事情看上去都很重要。重点在于你要专注于正确的事情，因此我总是要先确保自己将时间花在了最重要的事情上。”

要想确保自己的时间用在正确的事情上，Colin 建议我们可以退后一步，问自己如下几个问题：

如果以上三个问题，你的答案都是“没有”，那这就意味着你需要略微调整你的时间安排。对此，Collin给出了如下建议：

处理然后隔绝：为电子邮件创建一个专用处理时间窗口并选择停用通知功能

Colin 说道：“我在每天的日程表中都会留出两段各自为三十分钟的专用时长用于浏览以及处理收件箱信息，在这之外的时间我会尽我自己最大的努力不再去查看收件箱。”为了帮助自己保持专注，Colin 完全关闭了通知功能，只留下了日历提醒。她继续说道：“无论是手机还是电脑，电子邮件、聊天以及其他一些工具的通知功能我都已经设置了禁用，只留下了日历提醒和通知，这样我就不会错过任何事情，并且隔绝其他的一切可以让我的工作效率达到最大化、显著降低压力。我发现这样做很有效果，我也让整个 Front 团队都发起这项挑战，看看自己能否做到一个周的时间完全禁用通知功能。现在哪怕是周末的时间，我也不再登录那些 app，这样诱惑我分心的因素也就不复存在了。”

为自己留出“超脱事外”、清理思绪的时间

Colin 认为在她所施行的所有优化日程安排的尝试中，“超脱事外”的思考时间是其中最有价值的尝试。她说道：“每周我都会留出半天的时间来让自己真正专注于一个关键问题，面前只有一本记事本，没有电脑。对此，我进行过许多种尝试，例如将这一次半天的时间分割成每周几次，每次几个小时，但我发现这样一来很难集中注意力，效果远不如一次半天这样的安排。”

周五回顾过往，并做好下一周的安排

Colin 对此解释道：“我每个周五的下午都会留出 15 分钟的时间用于‘回顾我的日程安排’，我会重新审视我们的季度目标以及最重要的几个任务主题。然后我会查看一下日程安排，确保与下一周的工作相符。例如，现在招聘对我来说是头等大事，我需要投入大约三分之一的时间来面试管理职位的求职者。但是当我查看日程安排，发现其中安排的都是满满的产品会议，或者说我只预留了一次面试的时间，那我就知道这与下周的重要任务有些脱节，我需要再添加一个面试招聘的日程。”

Colin 认为这样做可以说是一举两得，还可以成为另一种安全保障，那就是确保她为正确的事情分配足够的时间。她进一步解释道：“例如，如果我对直接下属说我本周的目标就是决定新的销售组织结构，那在我的日程安排中，最好是有一些与此相关的个人工作安排和重点会议安排。”

分析你的时间，实现意图与现实的匹配

Collin 偶尔会在 Twitter 上详细分享她自己的时间安排，下面就是其中一例：

“每一周要结束时，我都会让我的 EA 发送一份日程分析给我，其中根据日程活动的类型而进行汇总和分类，例如面试、销售、管理等等。我之前就是通过这样的方式来发现自己需要加强招聘工作力度。我也会从团队层面来看一下我的日程安排，看看我是否在一个团队身上投入的时间太多而忽略了另一个团队。”

5、以两周为一个冲刺时间段，以六个月为一个长期目标时间范围来让自己保持动力

我们每次谈论关于时间管理的话题，似乎都是将它放在每天的日程安排这一背景下去考虑。但其实，要实现更强的“生产力”需要我们优先考虑长期目标，确保我们在那些长期的截止期限（通常到来的速度比我们想象的更快）里不断地稳步前进。

Stacy La 在加入大数据支撑的医疗保险初创企业 Clover Health 担任首席设计师职位后就发现自己需要处理这一问题。身处 Clover 这样一家早期阶段的初创企业，她必须要让自己能够满足公司快速扩张的工作需要。这也就意味着她不仅要时刻看顾好自己的个人项目和成长中的设计团队，同时还需要密切关注自己的目标是否跟得上公司快节奏的发展步伐。因为节奏快，所以目标往往瞬间就会发生变化和转换。

为了努力在这个快节奏的工作环境中找到立足点，La 开始尝试调整自己的时间管理策略。很快她就意识到最关键的一点是在做任务计划的时候，要找到合适的时间增量来覆盖整个任务区域但又不要让自己的精力太过分散，无论你是刚刚开始担任一个新职位还是负责更多更有难度的工作任务时都是这样。

为了有效地实现精力覆盖广度和深度的平衡，La 建议我们可以分别以两周和六个月的时长为时间线来帮助自己检查工作进度，并在需要的时候进行调整：

前六个月：以两周为一个时间段来确定主题

当你担任一个新的职位角色并且在一个早期阶段的初创企业工作环境之中处于负责工作和任务不断增多的状态之时，在实现一人多用的同时避免出现各个不同角色之间的断层并且保持各个工作的专注是重中之重。La 建议我们可以围绕当下主题工作任务为自己制定一个两周冲刺日程计划来帮助自己实现最大的灵活性和最高的专注度。

La 说道：“我发现两个周是有效执行任务并且对于任何关键任务都能积累足够的专业知识的一个最佳的实践单位。例如，在审查设计机构时，我就将包括规划、研究、会议、评估和决策在内的整个过程时间限制在两个周之内。以两周为一个时间段来优先确定任务主题可以让自己提起足够的劲头，在特定的业务领域创造出真正的价值，同时因为只有两个周的时间，即便没有达到预期的结果，也不会造成可怕的挫败感。”

接下来，La 会根据业务发展最先面临的限制性因素这一标准来决定任务事项的优先顺序。她解释道：“如果你身处的企业处于早期创业阶段，那你工作的优先事项其实非常明确。你必须先解决那些最迫在眉睫的限制因素，否则你就会失业。例如，在 Clover，我们的工作受到医保与医助服务中心截止日期的牵制。我们必须为十月至十二月的开放注册期做好万全的准备，也就是说我们必须在此之前打造出我们的品牌和网站。这些工作需要先落实到位，然后我们才能考虑聘请用户研究人员或者是开发一个设计系统。以两周为一个时间段来确定主题这种方式足够灵活，在需要的情况下我可以根据业务需求的变化进行模块化交换，并且这样也足够紧凑，一旦开始施行就忙到根本不会再浪费时间去考虑机会成本。”

六个月之后：标准化你的时间分配方式

在担任新职位超过六个月之后，你应该就已经积累了一定的专业知识，并且开始寻找更多的时间从事一些战略性的工作。在 La 看来，这也就到了应该对于时间分配实现标准化的时候了。在这一阶段，她采用的是她在 First Round 的导师，也是 Airbnb 的设计负责人 Alex Schleifer 所提出的“眼看、动手、远观”（“eyes on, hands on, horizon”）的框架策略：

La 继续说道：“在 Clover，每周刚开始的时候我都会自己来确定一遍这个框架内容，但像 Airbnb 这样规模的公司，Alex 都是和他的团队成员一起来做这件事。他曾向我强调说，不断地进行优先工作事项的排序，也就是一次又一次地做出选择在正确的时间做正确的事情这一行为，将决定你是能成就这家企业还是破坏这家企业的关键。现在我对于自己时间的分配以及这些选择的成本和投资回报率等问题的态度都更加谨慎。”

6、每天都要将里程表重置为零

无论是从个人工作实践还是团队目标的追求角度来看，能够创建一个适用的时间管理策略工具是一件很棒的事情。但是，如果在一天即将结束之时，你仍然感觉自己还有诸多的待办事项没有处理，那这样你很难会有进步的感觉。

为了实现专注、效率和进步的平衡，产品测试与优化初创企业 LaunchDarkly 的 CEO Edith Harbaugh提出了一个实用的框架来评估工作取得的进展。这一框架的灵感来源于她的一次公路自行车之旅，横跨太平洋西北地区，一直到加拿大边境，华盛顿特区的林肯纪念堂的台阶是她越野之旅的终点。Harbaugh 清楚，成就她这一 3360 英里行程的是一次又一次的脚蹬自行车踏板这一动作。其实，无论是作为自行车骑行者还是作为公司 CEO ，抑或是经验丰富的产品供应商，她都是这样来看待进程一事。也正是因为这样，她才会鼓励所有的初创企业创始人们都秉承这样一个观点和态度：每一次前行之旅都是从零开始。在她自行车骑行之旅的每一天，Harbaugh 都会将自行车的里程表重置为零，这一习惯也延伸到了骑行之外的工作与生活之中。这一习惯让她受益良多，包括：

在 LaunchDarkly 创立之初，Harbaugh 每周都会发起冲刺活动，每天都会开个简短的会议来讨论关于工程、营销和销售等业务工作。她说道：“每一天的会上，我们都会先讨论昨天做了什么，然后再讨论今天要做的事情。”对于冲刺活动，她建议保持灵活性。“你可以根据具体的节奏调整冲刺的时长，工程部负责人 Kevin Henrikson 一开始确定的冲刺时间是两个周，但很快他就将冲刺时长改成了一个周，因为他发现几乎所有的工作都是在最后三四天的时间内完成的。”

Harbaugh 强调无论我们的时间框架具体安排如何，都应该每天点击“重置归零”按钮：“每天都清零，会让你即便面对那些时长跨度为一年或者两年的项目时也不会感到畏惧。除此之外，每日清零也会赋予我们更多的自豪感和责任感。”

原文链接：https://firstround.com/review/our-6-must-reads-for-honing-focus-and-managing-your-time/

译者：aiko